Каждому руководителю необходимо понимать, что регулярный аудит кадрового делопроизводства сводит к минимуму как риск штрафов за нарушение трудового законодательства, так и риски трудовых споров, жалоб со стороны работников.
Как же подготовиться к проверке государственной Инспекции труда (ГИТ)?
Ответ очевиден – прежде всего, провести аудит КДП (кадрового делопроизводства).
Это процедура оценки системы кадрового делопроизводства, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов, экспертизу кадровой документации и оценку эффективности документооборота как бизнес-процесса.
Аудит КДП проводится в разрезе трудового, гражданского, налогового законодательства РФ и законодательства о бухгалтерском учете.
Чаще всего аудит кадрового документооборота проводится:
-
при предстоящей государственной проверке;
-
при смене специалиста по кадрам;
-
при подготовке документации к архивному хранению;
-
при угрозе обращения работника в контрольно-надзорные органы (ГИТ, прокуратура, суд);
-
при смене руководителя компании;
-
при изменении законодательства;
-
при реорганизации или ликвидации организации.
Конечно, аудит можно провести и своими силами, но никто не даст гарантии, что, потратив уйму времени и нервов, вы в итоге решите все проблемы. В конце концов, аудит будут проводить те же люди, кто сам и создал все существующие ошибки и нарушения. Уверены, что они смогут их обнаружить?
Давайте поближе познакомимся с целями проведения кадрового аудита:
-
Оценка документации фирмы. Определение ее полноты и соответствия законодательству.
-
Снижение риска претензий со стороны Инспекции труда и наложенных в связи с этим штрафов.
-
Оптимизация системы учета кадров и делопроизводства в организации.
-
Снижение постоянных затрат и повышение эффективности работы кадровой службы.
Исходя из вышеперечисленного, очевидно, что кадровый аудит правильнее поручить профессионалам. Мы - квалифицированные специалисты компании HR Service Partner – возьмем на себя организацию процедуры от первого до последнего этапа, составим по ее результатам подробный отчет о найденных ошибках и нарушениях, отклонениях, рисках, разработаем рекомендации по их устранению.
Что входит в план проверки в рамках аудита кадрового документооборота:
-
Локальные нормативные акты: Положение и Согласия на обработку персональных данных, Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкции по охране труда и др.
-
Должностные инструкции.
-
Штатное расписание.
-
Табель учета рабочего времени.
-
Графики отпусков.
-
Приказы по основной деятельности и личному составу (прием, перевод, увольнения и др.)
-
Трудовые договоры.
-
Личные карточки работников, а также личные дела.
Итак, вы ожидаете проверку ГИТ?
- Мы проведем аудит КДП (полную или выборочную проверку);
- Подготовим рекомендации по устранению несоответствий;
- Будем консультировать и поддерживать ваших специалистов в ходе устранения несоответствий;
- Или сами, в короткие сроки, устраним несоответствия, если для Вас так будет удобно.
Вы все еще сомневаетесь? Звоните нам, и мы поможем Вашей компании работать правильно!
