В качестве эпиграфа к сегодняшнему посту я решила взять цитату из романа «Под сетью» английской писательницы и философа, лауреата Букеровской премии, Джин Айрис
Мердок:
«Те, кто плюет на документы, — воск в руках тех, кто на них не плюет».
Итак, вы догадались, что сегодня я хочу поговорить о документах. Ох, такое занудство!..
Обычно, предприниматели/директоры в период стартапа или просто вступления в должность заняты поиском своей ниши, разработкой бизнес-моделей, формированием команды, продвижением продукта, собственными имиджем или карьерой и т.д. Позднее, когда бизнес уже выстраивается, нужна новая стратегия, проекты, планы, аналитика – постоянно цейтнот…
Но, вдруг, случается жалоба сотрудника в ГИТ или Прокуратуру, или просто компания оказывается в списках ГИТ на плановую проверку и: «О, Ужас!» У вас состояние как будто вы оказались между небом и землей. Кадровый документооборот – что это за зверь?!
Действительно, есть повод для переживаний – штрафы огромные! Важно иметь ввиду, что, если раньше, обнаружив нарушение Трудинспекция выписывала штраф за тип нарушения, то сейчас вы получите штраф за каждый случай.
Работает это так:
Ситуация 10-летней давности: «Вы получаете штраф на компанию в размере 30 000 рублей за то, что не всегда отпускные выплачиваются в срок, то есть не за 3 дня до начала отпуска, а позднее, иногда вместе с первой после отпуска зарплатой. Кроме того, вам выписывается предписание устранить нарушение.
- Вы разрабатываете инструкцию, которая исключает задержку выплат, оплачиваете штраф 30 000 р., отправляете все материалы инспектору по труду и ВСЕ! Будьте спокойны еще три года.
Сегодня: «Вы получите штраф в размере (для ИП от 1 000 до 5 000 р., для ООО от 30 000 до 50 000 р. За каждый случай несвоевременной выплаты отпускных за весь период проверки (за три последних года). Таким образом, если у вас работает даже человек 5-6, которые оформляли отпуск за последние три года по нескольку раз, наверняка, где-то вы прокололись и не единожды, к бабке не ходи… То есть, раза 4-5 не вовремя выплатили денежку. Следовательно, вполне вероятно, что штрафы могу вылиться в шестизначные суммы (30 000 * 4 =…).
Понятно, что такая ситуация вообще может погубить бизнес.
Давайте вернемся к цитате в начале поста: «Те, кто плюет на документы, — воск в руках тех, кто на них не плюет». Вы же не хотите, чтобы вами манипулировали, не важно, ваши сотрудники или проверяющие инстанции! Все просто. Оформите все документы грамотно, максимально просто и в соответствии с потребностями компании заранее. А дальше вы сможете поддерживать документы в порядке минимальными усилиями.
Управление рисками – архиважная часть успешного бизнеса. Не растите себе проблемы, потратьте 2 дня на то, чтобы восстановить документы и привести их в рабочее состояние, иначе давить вас будут немилосердно и придется выползать воском между пальцами манипуляторов долго и больно…
